PJCトップ > あるある!!プロジェクトマネジメントのこんな失敗！ > 第4回
「気付けば破綻！？ 予算管理も忘れずに管理しよう」
この物語は、プロジェクトマネジメントの問題をいかに解決するかを描いたものです。地球開発というシステム開発会社で起こる、さまざまな問題を、主人公・岡島新が PJC を使って解決していきます。あなたも思わず「あるある」とうなずいてしまう問題が起こるかもしれません。
登場人物
【岡島新】（おかじま あらた）
・・・開発部の 3 年目。若手ホープだが、マネージャー職はいまいち苦手。頑張ろうと意気込むが、空回りすることが多い。口癖は「わかってるんですけど …… 」
【武藤守】（むとう まもる）
・・・開発部部長。 PJC を導入に導いた人。実は社内で導入コストの面から反対を受けていたが、開発に携わる人間として、システムの必要性を説き、 PJC 導入へこぎつけた。人望厚く、部署の違い、新人・ベテランを問わず、彼を慕う人は多い。
【華山雅】（はなやま みやび）
・・・経理部所属。岡島のプロジェクトで、予算管理を主に担当する女性。企画や営業など、表立ったことが苦手で、事務色の強い予算管理ばかりしている。名前とは逆に非常に地味で、そのことをコンプレックスに感じている。口癖は「私はちょっと……」
岡島に代表されるように、開発部ではPJCを使った開発が広がってきました。進捗管理も非常に効率化され、武藤のところに上がってくる報告も、もちろんPJC。統一された報告項目なので、チェックする武藤も非常にやりやすいようです。
武藤：「んー、報告の一覧性が高くて助かるなぁ。岡島も良くやってるようだし。ん……？ これは……。岡島はいるかー！」
岡島：「はい！」
武藤：「ちょっとこい！ このプロジェクト、完全に赤字じゃないか！！」
岡島：「えぇぇぇぇっ！」
毎度ながら岡島にカミナリが落ちました。進行中のプロジェクトの採算が合わないというのです。しかも、PMの岡島はそれに気づいていなかった様子。武藤は昼食に岡島を誘って問題の追及にあたりました。
岡島：「まさかそんな……」
武藤：「最近たるんでるんじゃないか？ 予算把握もできないで、どうやってプロジェクトを成功させる気だったんだ。」
岡島：「すいません……。わかってるんですけど……」
武藤：「PJCにだって、予算管理に関わる機能はあるだろう。使ってないのか？」
岡島：「その部分は、経理部の人に任せていたんですよ。でも苦手らしくって。だから、アナログで上がってくるのを、僕がチェックしてます」
武藤：「それだな。工程管理と予算管理が別になってるから、どこにいくらかかっているのか把握しにくいんだ。
何にいくらかかっているのかわかっていないと、後から泣く事になるぞ」
岡島：「じゃあ、経費も一緒に管理したほうがいいですよね」
武藤：「そうだな。経費もプロジェクトの進行に合わせて、流れの中で把握できるほうがいい。後から清算、なんてことにしてると、予想外な金額に驚かされることになる」
岡島：「今回のケースはまさにそれですね……」
武藤：「一度、プロジェクトの予算管理を見直さなきゃいかんぞ」
岡島：「はい」
武藤：「お前のプロジェクトだからな。しっかり自分で解決するんだぞ」
岡島：「は、はい」
社に戻った岡島は、さっそく予算管理担当をしている華山を呼び出しました。
岡島：「というわけで、予算管理と工程管理を同じ流れで管理したいんです」
華山：「それって、何か機械を使うんでしょうか。私はちょっと……。機械は苦手で……」
岡島：「いや、機械じゃないんですよ……。そんなに難しいことじゃないんで、これを見てもらえますか」
そういって、岡島はPJCの予算管理画面を呼び出しました。
岡島：「この部分で、プロジェクトの予算管理ができるようになっているんですよ。いつも作ってくれる報告書の項目は揃ってるでしょう？」
華山：「これで収支管理をするわけですね。でも、やっぱり自分のやりなれた方法のほうが……。経費に関する項目も織り込めますし」
岡島：「経費に関してはこの画面から取り扱えますよ。経費は申請、承認、清算まで全てシステム上で管理可能ですから、その過程でミスすることもありません」
華山：「あぁ、便利……ですね」
岡島：「PJCでは、こういったデータをプロジェクトの進捗にあわせて一括管理できるんです。書類やプログラムなどの成果物の提出状況で進捗を管理していて、それにあわせてどれくらいお金がかかっているかわかるようになってるんです。だから、リアルタイムに損益がはじき出されます。これは、管理側からは非常に重要なことなんですよ。月末に赤字になってると気づいても、手遅れですから」
華山：「私に扱えるでしょうか……」
岡島：「大丈夫ですよ！ いつも作ってくれてる資料には助かってるんです。それをシステムに直すだけですから。それに、経理部全体でもこれを使うようにすれば、全社的な収支管理が可能になるんですよ。プロジェクト毎の収支報告を合算できますから。例えば、各部署ごとの採算状況が把握できるようになるので、財務会計上も非常に……って、話が大きくなりすぎましたね。」
華山：「経理部で使うようにするなんて、私はちょっと……」
岡島：「まぁそれは僕たちのやることじゃないですよね。でも、プロジェクトは僕たちの仕事ですから。これからPJCを使っていってくれませんか。」
華山：「わかりました。頑張ってみます」
岡島：「それに、きっと近いうちにこれが経理部全体で使われるはずですから、今のうちに慣れておいたほうがいいですよ」
華山：「え、そうなんですか？」
岡島：「多分、今ごろウチの部長が頑張ってるでしょうから。それじゃ、また明日」
華山を説得した岡島は武藤にその報告をしにいきました。
岡島：「予算管理も今後PJCでしっかりやれそうです！」
武藤：「お、そうか。今後は今回のようなことはないように頼むぞ」
岡島：「はい！ あ、そうだ、今夜あたり飲みに行きませんか」
武藤：「いやぁ、今日はちょっと先約があってな……。次は経理部と掛け合うよ」
そういって武藤は不敵な笑みを浮かべました。
岡島：「やっぱりそうでしたか。それじゃ、僕は残りの仕事を片付けてきます」
武藤：「おう、頑張ってくれ！」
後日、経理部ではPJCが導入され、全社的な予算管理もPJCで行なわれるようになりました。PJCに慣れた華山さんは、一躍部内で頼られる存在になったのだとか。相変わらず「私はちょっと……」と困惑しているそうですが、それはまた別のお話……。
今回の失敗
今いくらお金がかかっているのかわからない！
プロジェクト進行中は、もちろんお金が出ていったり、入ったりします。新しい提案や、毎月のランニングコスト。それら複雑な収支管理は、進行中には忘れられがち。気付けば担当者しか把握していなくて、プロジェクトに大きな影響が出ることも……。PJCなら、各工程の管理に連動した予算管理ができますから、仕事の達成率と予算の消化具合を同時に見比べることができます。これで、予算管理も完璧です！
経費処理が面倒！
個人個人でバラバラに提出される経費。これを処理するだけでも、結構骨が折れるものです。しかも、それが気付けば大きな額になることも……。PJCの経費管理は、プロジェクトの進行に連動することはもちろん、申請から承認をワークフロー機能で行い、予算管理機能で決算することが可能。処理を効率化するだけでなく、すぐさまプロジェクトに反映することが可能です！
